Wie nu wil begrijpen aan welke eisen risicovolle bedrijven allemaal moeten voldoen, moet stapels vergunningen doorspitten en de ingewikkelde stof ook nog eens begrijpen. Daar gaat verandering in komen. De provincie Zuid-Holland en de DCMR Milieudienst Rijnmond gaan het aanvragen, controleren en inzien van vergunningen eenvoudiger maken.

De gegevens over de regels waar bedrijven aan moeten voldoen, komen in 2022 digitaal beschikbaar in de zogenoemde Altijd Actuele Digitale Vergunning (AADV). Dit zorgt voor minder rompslomp voor bedrijven, vergunningverlener en toezichthouder. Daarnaast wordt het voor inwoners gemakkelijker om na te zoeken welke eventuele risico’s er in hun omgeving spelen en hoe de provincie en de omgevingsdiensten toezien op het inperken van die risico’s.

Weerman

Nederland telt ongeveer 450 risicovolle bedrijven, waarvan er ruim 160 in Zuid-Holland en Zeeland staan. Zes gespecialiseerde omgevingsdiensten zijn in ons land verantwoordelijk voor de vergunningverlening, handhaving en het toezicht. In Zuid-Holland en Zeeland voert de DCMR Milieudienst Rijnmond deze taken namens beide provincies uit.

Vergunningen zijn nu ook al online te vinden, dat is namelijk wettelijk verplicht. ‘Maar het is totaal niet inzichtelijk’, zegt Axel Pel, bureauhoofd afdeling reguleren en advies – industrie bij DCMR. ‘Een vergunning voor een bedrijf is ingewikkeld en het is droge stof. Voor de gemiddelde burger is er niet doorheen te komen. Wij gaan het nu toegankelijker maken. Hoe? Ik vergelijk het wel eens met het weerbericht. Meteorologen praten onderling in specialistische termen. Maar een weerman van het journaal kan over het weer vertellen zodat iedereen het begrijpt en het bericht ook nog trouw is aan de complexe inhoud die er achter zit.’

Lang proces

Het aanvragen van een vergunning is een lang en complex proces. Pel: ‘Er gaan allerlei stukken heen en weer tussen het bedrijf en ons. Er zitten een aantal stappen in waarin je de rijkheid van de informatie die is opgebouwd weer helemaal kwijtraakt. Als je bijvoorbeeld een raffinaderij wilt neerzetten dan wordt dat gemodelleerd in 3D. Er worden allerlei berekeningen gedaan over de hoeveelheid geluid, veiligheidseisen, emissies enzovoort. Maar bij DCMR slaan we dat hele rijke 3D-model plat en maken er een PDF of Word-document van.’

Daar gaat DCMR vervolgens mee rekenen en controleren. Met de uiteindelijke PDF kan het bedrijf aan de slag. Pel: ‘Het bedrijf moet het vervolgens weer opbouwen en inregelen in zijn procesbesturingssoftware om ervoor te zorgen dat ze zich aan de regels kunnen houden. We willen nu een infrastructuur maken die het delen eenvoudiger maakt.’

Hergebruiken

Dat betekent dat er straks minder handelingen nodig zijn om informatie aan elkaar te geven, waardoor het vergunningstraject korter wordt. Ook een aanpassing wordt veel gemakkelijker. Als een fabriek een tijdje draait en wat wil aanpassen of als regelgeving verandert, is dat nu een heel proces. Pel: ‘Je moet dan weer helemaal vanaf nul beginnen en er komt een nieuw document boven op het oorspronkelijke document te liggen.’ In dat nieuwe document wordt steeds naar het originele document verwezen. ‘Om de totale vergunningssituatie te kennen, moet je door allebei die documenten heen’, legt Pel uit. ‘Met twee documenten is dat nog wel te doen, maar in de loop van een jaar of tien kunnen dat er zomaar twintig worden. Dat maakt het extreem onoverzichtelijk voor iedereen die iets met die vergunningen moet doen. Het is echt belangrijk dat de AADV er komt.’

Bij een aanpassing van een vergunning wordt voortaan de informatie die er al is, hergebruikt en worden nog een paar aanvullingen gevraagd. Pel: ‘De kern van het hele idee is dat er één document ontstaat waarin de voorschriften staan die gelden voor het bedrijf. Je kan hierdoor in één keer zien waar een bedrijf zich aan moet houden. Er zit wel een tijdmachine achter, waarin je kan uitzoeken wat er bijvoorbeeld vijf jaar geleden is vergund.’

Op dit moment wordt gewerkt aan een proefapplicatie. Een groot aantal bedrijven is uitgenodigd om mee te kijken tijdens het proces zodat zij kunnen meedenken wat zinvol voor hen is. Ook wordt al samengewerkt met de omgevingsdiensten van Midden- en West-Brabant en Noordzeekanaalgebied. Pel: ‘Uiteindelijk willen we de vergunningen van alle BRZO-bedrijven in Nederland toegankelijk maken. En als we dat hebben gedaan,  willen we dat ook voor andere, niet-BRZO-bedrijven gaan doen.’

De veiligheidscultuur is, naast technologie en veiligheidsmanagement, een belangrijk onderdeel van de veiligheidsprestaties van risicovolle bedrijven. Uit onderzoek van TNO en DCMR blijkt dat de veiligheidscultuur over het algemeen voldoende is, maar beter kan en moet. Bedrijven die hoog scoren in het rapport, maken vooral het verschil doordat veiligheid bij het hoger en middel management ‘uit het hart komt’.

Naar aanleiding van de gebeurtenissen bij Odfjell is in 2012 in opdracht van de provincie Zuid-Holland onderzoek gedaan naar de veiligheidscultuur bij veertien risicovolle bedrijven in het Rijnmondgebied. Het ging om bedrijven uit de branches raffinaderijen, (petro)chemie, natte bulk en op- en overslag van gevaarlijke stoffen. Begin dit jaar is het onderzoek herhaald, bij dezelfde bedrijven en bij vijf andere BRZO-bedrijven in dezelfde branches.

Met veiligheidscultuur wordt de houding, waarden, (impliciete) aannames, percepties en gedrag en gewoonten van leden van een organisatie met betrekking tot het omgaan met veiligheidsrisico’s bedoeld. De onderzoekers zien dat bij bedrijven veel aandacht is voor de veiligheidscultuur. Zo is er sinds 2012 bij bedrijven veel aandacht voor het opleiden en goed inwerken van nieuw personeel. Maar in het rapport staan ook een aantal belangrijke aandachtspunten. Het blijkt dat het management bij een aantal bedrijven dubbele of onduidelijke boodschappen uitzendt met betrekking tot veiligheid. Procedures zijn niet altijd eenduidig of worden niet eenduidig opgevat. Ook heerst er tussen management en werkvloer soms een wij/zij-cultuur of angstcultuur. Verder zijn er soms problemen met het realiseren van tijdige en adequate follow-ups van audits en inspecties. En tot slot is er niet altijd voldoende veiligheidskundige kennis aanwezig.

Supervisor

Bij de bedrijven die in de periode 2012 tot en met 2018 hun veiligheidscultuur verbeterden, zijn investeringen in opleiding en training, het uitvoeren van gerichte veiligheidscultuurprogramma’s en het versterken van het leiderschap de belangrijkste interventies geweest. Leiderschap is sowieso erg bepalend voor de veiligheidscultuur. Het is het onderdeel waar de bedrijven met een hoge score zich het meest onderscheiden van degenen met een lagere score, volgens projectleider Johan van Middelaar (TNO).

Het gaat hierbij om leiderschap van zowel het hoger als het middel management. Van Middelaar: ‘Als er bij deze groepen een intrinsieke motivatie is voor veiligheid, het echt uit het hart komt, dan sijpelt dat door de hele organisatie heen. We zagen in dit onderzoek dat supervisors hierin een grote rol hebben. Zij staan dicht bij de werkvloer en kunnen de veiligheidscultuur zichtbaar maken voor iedereen.’

Interventies

Ook bedrijven die niet mee hebben gedaan aan dit onderzoek kunnen er van leren. Van Middelaar: ‘Heel veel organisaties zijn bezig om hun veiligheidscultuur te verbeteren. Daarom hebben we de deelnemers van het onderzoek gevraagd wat ze de afgelopen jaren hebben gedaan op het gebied van veiligheidscultuur. Daar is een lijst met interventies uitgekomen, die handvatten kan bieden voor anderen.’ In die lijst staan maatregelen zoals risicoanalyse, ketensamenwerking, training op het gebied van procesveiligheid, het zenden van de veiligheidsboodschap met posters of flyers, prestatiemetingen en training op (training)plants.

Maar voordat bedrijven deze hele lijst af gaan vinken, waarschuwt Van Middelaar dat het verbeteren van de veiligheidscultuur maatwerk is. ‘Wat bij de een werkt, hoeft bij de ander niet te werken. En is afhankelijk van waar de organisatie staat in haar cultuurontwikkeling. Denk goed na over maatregelen voordat je er mee begint en kijk of een interventie voor jouw organisatie kan gaan werken.’ En dat is het lastige, hoe weet je van te voren of een interventie gaat werken? Uit onderzoek blijkt dat bedrijven niet altijd inzicht hebben in de werkzaamheid of effectiviteit van de uitgevoerde interventies. Er wordt daarom aangeraden om vaker onafhankelijke analyses te maken of metingen uit te voeren, bijvoorbeeld voor de start van een cultuur- of leiderschapsprogramma en enige tijd na afloop daarvan. Ook een gerichte procesevaluatie kan bijdragen aan een goed inzicht in de effectiviteit van wat men doet. De interventies in de lijst geven wel een beeld van maatregelen die waarschijnlijk hebben bijgedragen aan het verbeteren van de veiligheidscultuur van bedrijven.

Op dit moment wordt er onderzoek naar gedaan hoe je kan bepalen of een interventie heeft gewerkt en hoe je van te voren kan gaan bepalen welke interventie zinvol is.

Doel

De resultaten van het onderzoek geven volgens de onderzoekers een duidelijk signaal aan de bedrijven. Zij zijn als eerste verantwoordelijk voor de veiligheid. De provincie gaat met de bedrijven in gesprek en zal hen aansporen de aanbevelingen uit te voeren. Strikte eisen stellen aan de bedrijfscultuur is volgens Van Middelaar een minder goed idee. ‘Cultuur is niet iets wat je zou moeten verplichten. Een goede veiligheidscultuur komt vooral vanuit de ambities van bedrijven zelf. DCMR en de provincie willen dit onderzoek meer gebruiken om het risicogestuurd toezicht in te richten. Op basis van hoe goed bedrijven bezig zijn met de veiligheidscultuur en andere zaken, wordt het toezicht bepaald.’